- Teamsが持つ優れたファイル管理機能とコラボレーション機能は、元請会社・協力会社間の工事情報共有に最適です。
- 元請会社・協力会社共、独立したTeamsですが、連携して使うことが出来ます。
- もとこは元請会社用Teamsアプリ、きょうこは協力会社用Teamsアプリです。この二つのアプリをペアで使い、工事情報をやりとりします。
- もとこ・きょうこ連携により、紙書類で情報交換していた時代と全く同じ感覚で仕事を進めることが出来ます。
- ASPでは、協力会社は元請会社毎に指定するASPにログインしなければなりません。 いわゆる多画面問題は避けられません。
- その上ASPでは、発注者・受注者双方が第三者の場所に出向いて作業します。 この違和感はASPの宿命です。
- 元請会社が国交省や各地方自治体と間でなつこを使っている場合は、なつこ・もとこは１回のログインで済みます。
- もとこは工事段階のみならず、見積段階のファイルも一元管理できます。
- 協力会社のみならず、建設廃棄物処理会社・レンタル会社・警備会社等との間で交わされる全てのファイルを管理できます。
- 建設工事ではグリーンファイルをはじめ、工程管理・事務管理・工事写真等、様々なファイルを作成しますが、それらは全てもとこで管理できます。
- ASPで取引業務やグリーンファイルを処理すると、ASP毎にログインする必要が生じます。 いわゆる多画面問題が生じます。
- その上、ファイルはバラバラに在るため工事完了後一か所に集めるには多大な労力を必要とします。
参考：Microsoft 365と「電子帳簿保存法」及び「建設業法の電子契約の要件」
- Copilot への質問とその回答は下の通りです。
- Microsoft 365は「電子帳簿保存法」及び「建設業法の電子契約の要件」両方に対応しますか？
- Microsoft 365は、以下の2つの要件に対して一定の対応が可能です：
- 電子帳簿保存法への対応
- Microsoft 365（特にSharePoint OnlineやOneDrive for Business）を活用することで、電子帳簿保存法の要件に対応することが可能です。具体的には：
- 訂正・削除履歴の確認：SharePointの「バージョン履歴」機能により、ファイルの変更履歴を確認可能。
- 検索要件の対応：
- 取引年月日、金額、取引先などでの検索が可能。
- 範囲指定や複数条件の組み合わせ検索も設定可能。
- ダウンロード対応：
- 建設業法における電子契約の要件への対応
- 建設業法における電子契約の要件（特に「真正性の確保」「改ざん防止」「長期保存」など）については、Microsoft 365単体では一部の要件を満たすにとどまる可能性があります。たとえば：
- 電子署名やタイムスタンプ：
- Microsoft 365には標準で電子署名機能はありますが、日本の建設業法で求められる「認定タイムスタンプ」や「電子署名法に準拠した署名」には、別途サービス（例：クラウドサイン、DocuSign、GMOサインなど）との連携が必要です。
- 長期保存：
- SharePointやOneDriveでの保存は可能ですが、法的要件を満たすためには保存ポリシーや監査ログの設定が必要です。
- 結論
- 電子帳簿保存法：Microsoft 365の標準機能で対応可能。
- 建設業法の電子契約要件：Microsoft 365単体では不十分な場合があり、外部の電子契約サービスとの連携が推奨されます。
